Manual de Microsoft Access XP

1. Introducción

1.1. ¿Qué es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clínica, de sus pacientes y médicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de información se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:

-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas.

1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo

Un programa de base de datos almacena la información que introducimos en forma de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en un listín telefónico:

En este listín nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. Para que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados: Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir de su nombre.
Aquí podemos ver cómo la información referida a una persona, "un dato", aparece en una fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los registros, Tabla.

Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos.

Tabla: conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Tenemos entonces lo siguiente:

1.1.2. Tipos de campos

En el listín telefónico podemos ver que hay unos campos más importantes que otros: así el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Sería absurdo que apareciera una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan.

1.2. Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos más de una.
Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. ¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?:

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz.
Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico).

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos plana.

No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad .
Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker , 4D, Butler…

1.2.1. Ejemplo de base de datos relacional

Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura de la base de datos sería ésta:

Se observa que existen relaciones entre distintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa y rápida.
Esta base de datos relacional estará formada por tablas. Con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos. Se puede decir que cada objeto de la realidad será una tabla en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. Así, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas:

Cada tabla está compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendrá la información pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad.
A su vez, cada registro está formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla pacientes tendremos los siguientes campos : Nombre, Apellidos, Dirección, Teléfono, Identificador. A cada campo se le asociará un tipo de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en él, como se verá más adelante.

1.3. Algunas consideraciones sobre diseño de bases de datos

Antes de ver lo que es el programa en sí es importante que se tenga claro qué pasos hay que seguir al diseñar una base datos.

1. Es importante conocer exactamente para qué se quiere usar la base de datos, qué datos son los que interesan de los que existen en la realidad y qué información se necesitará extraer.

2. Una vez que esto esté claro, se definen las Tablas que compondrán la base de datos. Dentro de cada tabla, se piensa qué campos serán necesarios. Conviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal diseño hará que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados.

1.4. Bases de datos de red

El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco.

El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.

En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sería del todo inviable.

Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas están situadas en un único ordenador -llamado servidor (generalmente ordenadores de gran potencia)- y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella -los llamados clientes-. Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base.

Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados únicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales.

FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.

1.5. Utilidad de una base de datos

Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos, almacenarlos y recuperarlos.

Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos: archivadores, carpetas, etc.

Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y exportarlos.

1.5.1. Ordenar datos

Un listín telefónico, para que sea útil debe estar ordenado por el orden alfabético de los nombres. Del mismo modo cualquier programa de base de datos debe permitir hacer lo mismo.

El orden en una base de datos puede ser alfabético, numérico, de fecha o de hora; por cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. Así, se puede ordenar indistintamente la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el número de código. También se puede especificar varios criterios al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.

1.5.2. Búsquedas

En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, ir extrayendo los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.

Cualquier programa de base de datos realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicación posterior a esta), búsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la búsqueda es igual de rápido.

Una vez hecha la extracción, el programa nos permite realizar los mismos procesos que con el total de la base de datos (ordenaciones, informes…) pero ejecutados únicamente sobre los registros extraídos.

1.5.3. Formularios e informes

En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere decir que deban tener esta forma de presentación en la pantalla a la hora de introducir datos o extraerlos, ni que haya que imprimirlos así.

Aquí es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero tienen una función diferente. Básicamente los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes están pensados para imprimirlos.

Formularios

Cualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Esto tiene motivos funcionales y estéticos.

Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho más sencillo trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos.

Esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo del hospital. En este tipo de bases de datos no interesará que todos los usuarios vean todos los datos. A una enfermera le interesa acceder a los datos médicos del paciente pero en modo alguno a los datos económicos que estarán almacenados en la misma base de datos. En el caso de una persona que trabaje en administración del hospital ocurre lo contrario: debe tener acceso a los datos económicos pero no a los médicos.

Los formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contraseñas, permiten solucionar este problema. Se puede hacer que cada usuario vea los datos que le interesan manteniendo ocultos los restantes.

Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la presentación de los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar algún registro.

Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con cualquier formato de tal forma que generan de modo automático cartas, etiquetas postales, listados.

1.5.4. Cálculos y sumarios

Los programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones matemáticas sobre los registros. Así, por ejemplo, si se tiene almacenado en un campo de una tabla el salario de los empleados el programa puede calcular el salario menos impuestos de cada empleado. En la mayor parte de las bases de datos, los datos procedentes de los cálculos no quedan almacenados aumentando el tamaño de la base de datos, si no que sólo queda guardada la operación o fórmula.

También es posible realizar operaciones y cálculos estadísticos sobre el total de los registros: el programa puede calcular el número de médicos que trabajan en el hospital o en cada departamento, lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos, etc. A este tipo de operaciones se les suele denominar sumarios porque son resultado de cálculos sobre grupos de registros.

1.6. Los ejemplos del manual

En el manual se utilizan varios ejemplos para explicar el funcionamiento de Access. Dos de ellos son de un hospital. Para mayor comprensión de los ejemplos a continuación se muestra la estructura de cada ejemplo de forma clara.

Ejemplo 1:

Un paciente puede acudir al médico muchas veces en la vida. En cada visita que realiza el paciente le puede atender un médico distinto por motivos distintos. Un médico a su vez atiende a muchos pacientes. En esta base de datos la relación entre los pacientes y los médicos se ha realizado creando una tabla: visitas.

Los campos en común son los códigos de los pacientes y de los médicos. Estos campos compartidos tienen el origen en la tabla que los creó (tabla médicos o tabla pacientes) pero esos mismos datos se podrán ver en la tabla visitas gracias a la relación. De esa forma los datos de una visita en parte procederán de las tablas médicos y pacientes, y en parte serán datos propios de visitas.

Ejemplo 2:

En esta base de datos la relación entre la tabla de los médicos y la de pacientes es más directa.
Hay una tercera tabla para tener un listado de las especialidades y no escribir el nombre mal.

En este ejemplo cada médico tiene adjudicada una lista de pacientes. A cada paciente le corresponde un médico de cabecera. Por tanto el campo que permite la relación es el nombre del médico (Médicos) y médico de cabecera (Pacientes).

2. Creación de una base de datos con Access

¿Cómo crear un fichero de base de datos?

Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana:

Se selecciona Base de datos en blanco y se hace doble clic. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear. Aparecerá la ventana de Access.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón .

En el apartado de cada elemento de la base de datos se explicará como crearlo desde la ventana de cada uno. Pero desde la ventana de base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin necesidad de seleccionar la pestaña: Tabla, Consulta....

Este botón cambia dependiendo del último objeto creado. Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegará el menú de todos los elementos de Access:

En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer clic.

Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaña es a través del menú Insertar.

2.1. Crear un nuevo fichero de base de datos

Si se está utilizando Access, con una base de datos abierta y se desea crear un nuevo fichero, se puede pulsar la tecla o seleccionar Archivo|Nuevo.

2.2. Los menús de Access

En la ventana de Access, como en todos los programas de Microsoft, hay un Menú y una Barra de herramientas. La diferencia de Access es que tiene 22 barras de herramientas distintas. Las barras de herramientas y el menú varían según el elemento que esté seleccionado: tablas, consultas,formularios, informes...

Nada más crear una base de datos, no todos los botones están activos. Irán variando según se vayan añadiendo elementos a la base de datos y según lo que se seleccione; tabla, consulta, formulario, informe, macros, módulos…

La barra de herramientas tiene los botones agrupados por la función que realizan, muchos de estos grupos se repiten en las diferentes barras. Estos son todos los botones que componen la barra de herramienta de la ventana general de Access. Según se vayan viendo los diferentes elementos de Access se verá que en sus barras aparecen muchos de estos elementos y otros nuevos:

	1º. Muestra las vistas disponibles 2º. Abre una base de datos ya existente 3º. Guarda la base de datos actual
	1º. Permite buscar archivos en el disco duro o en una unidad de red 2º. Imprime el elemento seleccionado 3º. Muestra la presentación preliminar de lo que se imprimirá
	1º Corrige la ortografía 2º Cortar 3º. Copiar 4º Pegar
	Deshacer: deshace la última acción realizada.
	Estos son los vínculos que tiene Access con el Office: Con el MS Word para combinar y publicar (correspondencia) Con Excel para analizar los datos
	Estas opciones analizan los datos
	Editor de secuencias de comandos en Microsoft
	Código
	Muestra las propiedades del elemento que esté seleccionado, la fecha de creación, y la última modificación
	1º. Crea nuevos elementos de la base de datos
	1º. Muestra las relaciones existentes entre las tablas o ayuda a crearlas 2º Llama al ayudante de Office

3. Las tablas

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.

3.1. ¿Cómo crear una tabla?

Para crear una tabla se selecciona la pestaña aparecerá la siguiente ventana:

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:

1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.

3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.

4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.

5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.

Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja de datos y Vista Diseño. Con la opción Vista Diseño se crea la estructura para luego rellenar los datos en Vista Hoja de datos. Pero también se puede empezar directamente en Vista Hoja de datos introduciendo la información y Access crea la estructura automáticamente.

3.2. Las Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no sólo cambia el aspecto de la tabla, sino que además varían el menú y la barra de herramientas:

Esta es la barra de herramientas y el menú de Vista Diseño:

En la Vista Hoja de datos el menú añade todo lo relacionado con "Registros" ya que en esta vista se pueden introducir datos. En la barra de herramientas se añaden elementos de orden de los datos:

3.2.1. Vista Hoja de datos

Con esta opción es más fácil entender cómo se almacena la información en una base de datos. A continuación se va a crear la tabla Pacientes. Se selecciona Vista Hoja de datos y se pulsa Aceptar.

En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. En el caso de la tabla Pacientes el primer campo va a ser "Nombre".

Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener más de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.

Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.

Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de los campos y un registro.

Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador.

Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.

Como aún no se han definido las características de los campos, es conveniente hacerlo antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.

3.2.2. Vista Diseño

Se elige Vista Diseño y se pulsa Aceptar. Access pedirá que se le dé un nombre a la tabla.

Se escribe el nombre: Pacientes en el recuadro y se pulsa Aceptar.
A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal.

Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este manual.

Después de pulsar No, se abrirá la ventana de diseño de la tabla ya creada con el tipo de dato definido por Access de forma automática.

En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se introducen diferentes características del campo:

· Nombre del campo: los nombres de los campos.
· Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.
· Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad.
· Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

En este manual se va a crear una base de datos de un hospital. Se ha empezado con la tabla de los pacientes pero no se han introducido todos los campos. Faltan los campos: sexo, población, provincia, teléfono, DNI.

El tipo de dato se verá mas adelante en el apartado campos, junto con la descripción y las propiedades del campo. Por ahora se introduce el nombre del campo y se selecciona el tipo de dato tal y como aparecen en este gráfico:

3.2.3. Insertar un campo

El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. Para introducir un campo nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla .El campo insertado aparecerá sobre el campo que estaba seleccionado cuando se pulsó la tecla insertar campo en este caso, estaba seleccionado Fecha de nacimiento, por lo tanto el nuevo campo se creará encima de él y se le pondrá el nombre Sexo.

Para introducir el nombre del campo Sexo se tiene que seleccionar el campo Fecha de nacimiento, y pulsar insertar campo:

3.2.4. Introducir el nombre del campo

Para introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se teclea el nombre que se le vaya a dar al campo.

3.2.5. Elegir el tipo de dato

Mientras en el Vista Hoja de datos no se introduzcan datos Access asigna a todos los campos el tipo de dato: texto. Si se hubiera introducido un dato numérico el tipo de dato sería numérico.

Para cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de tipo de datos aparecerá una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un menú en el que se puede seleccionar el tipo de dato.

El tipo de dato que se le va a dar al campo Fecha de Nacimiento es Fecha/hora. Para cambiar el tipo de dato se pulsa sobre esa celda, en la parte derecha de la celda aparece una flecha, que al ser pulsada despliega un menú. Para seleccionar el tipo de dato que interese hay que situarse sobre él con el ratón.

Para añadir los campos: población, provincia, teléfono, DNI y edad basta con situar el ratón sobre la fila en blanco que sigue a Dirección.

3.2.6. Mover un campo

A continuación se va a mover el campo DNI y se va a situar debajo de Fecha de nacimiento. Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre él. El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha. Si se pulsa en ese momento el botón del ratón se puede arrastrar el campo a la posición que se quiera. De modo que la tabla de pacientes quedará finalmente así:

3.3. La clave principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

Para la tabla Pacientes se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos juntos también se podrían repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para cada paciente. Se selecciona el campo nombre y se inserta un campo. Se llama Código del paciente y se elige el tipo de dato Autonumérico. Este tipo de dato hace que Access genere un número único a cada registro de la tabla. De esta forma es totalmente seguro que el campo no tendrá ningún registro repetido.

Es decir los datos de un paciente no aparecerán repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado físico de un paciente se tendrá la seguridad de que ahí están todos sus datos médicos.

Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra de Herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal . También se puede realizar esta operación desde el Menú Edición| Clave Principal.

No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca:

Si se elige la opción Si, Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.

3.3.1. Tipos de clave principal

En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples.

3.3.1.1. Claves principales de Autonumérico

Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.

Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.

Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico.

3.3.1.2. Claves principales de Campo simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.

Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.

Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, se puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.

3.3.1.3. Claves principales de Campos múltiples

En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal.

La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios.

Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.

3.4. Guardar la tabla

Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botón de Guardar .
o se elige Archivo|Guardar. El nombre que se le va a asignar a esta tabla es Pacientes. Conviene guardar la tabla siempre que se realiza algún cambio.

3.5. Abrir y trabajar una tabla

Para abrir una tabla de una base de datos ya existente, primero se tendrá que estar en esa base de datos.

Para abrir una base de datos, se selecciona Archivo|Abrir, o se pulsa el botón . Aparecerá una ventana de diálogo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que interese y se pulsa Aceptar.

Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con múltiples pestañas. Se elige la pestaña y se hace clic sobre la tabla que se desea abrir.

Se pulsa el botón Abrir, si se desea introducir datos, o Diseño si se desea añadir un campo o variar las propiedades de los campos.

Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botón cambiar de vistas:

3.5.1. Introducir datos en la tabla

En Vista Hoja de Datos se pueden introducir datos. En el primer registro sólo aparecerá una fila. Se hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. En el momento en que se empiece a escribir se añadirá una fila más. En la primera columna de la fila sobre la que esté escribiendo aparecerá un lápiz, y en la siguiente un asterisco. Para pasar de un campo a otro pulse Intro o Tabulador.

Cuando se quiere añadir otro registro sólo se tiene que pinchar sobre la fila con el asterisco.

4. Los campos

Para crear los campos de una manera más completa es necesario profundizar en cada una de las características de un campo.

4.1. Nombre del campo

En esta columna se introduce el nombre de los campos. La columna tiene un máximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio. No se pueden utilizar: los puntos, los signos de admiración, los acentos graves ni los corchetes.

Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre.

El nombre del campo debe ser descriptivo de la información que el campo va a contener para no crear confusión a la hora de trabajar con los datos.

4.2. Tipo de datos

1. Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo.

2. Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaños:
Byte: para almacenar el rango de 0 a 255
Entero: para el rango entre -32768 y 32767
Entero Largo: para el rango entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647
Simple: para números decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales
Doble: Doble para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales.

3. Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.

4. Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente.

5. Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro...

6. Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes.

7. Moneda: Para almacenar valores de moneda.

8. Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

4.3. Descripción

En esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad. El texto que se introduzca aparecerá en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, de este modo se facilita el introducir el contenido adecuado en cada campo.

En la tabla pacientes, que se ha creado en el apartado anterior, la descripción podría ser la siguiente:

Las propiedades de los campos ayudan a detallar el tipo de dato que va a contener un campo, y por lo tanto la utilidad del mismo dentro de la base de datos. Las propiedades se explican en el capítulo Propiedades de los campos.

A continuación se crean estas dos tablas para poder continuar con el ejemplo de la base de datos de un hospital:

La clave principal de la tabla Médicos es el código del médico y de la tabla visita, el número de visita.

5. Propiedades de los campos

Estableciendo las propiedades de los campos en Vista Diseño se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

5.1. Tamaño del campo

Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de texto.

En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres que puede contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamaño inferior al de algún campo los caracteres restantes se perderán.

En los de tipo numérico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios. El campo numérico puede tener estos tamaños: Byte, Entero, Entero Largo, Simple y Doble.

El Byte es el que menos tamaño tiene y por tanto el que menos ocupa. El Doble es el que mas ocupa. No conviene que el tamaño sea mayor de lo necesario, ya que cuanto más ocupe un campo más lento se procesaran los datos cuando se esté trabajando.

5.2. Formato

Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE.

El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.

Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con un determinado número de decimales.

Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido.

El formato que se especifique para un campo de una tabla será el que Access utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de formato después de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectará.

Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los valores establecidos para los formatos de número y de fecha/hora en la sección internacional del Panel de Control de Windows.

5.2.1. Formatos de campos de tipo Numérico y Moneda.

Si no especifica ningún formato, o si especifica el formato número general, Access presentará los números sin separador de miles ni ningún otro tipo de formato.

Si se desea que los números de un campo aparezcan con algún formato determinado se presiona la flecha de la derecha en Formato, aparecen dos columnas: la izquierda indica el nombre del tipo de formato y la derecha el resultado de aplicar ese formato a un número.

5.2.2. Lugares decimales

Cuando se selecciona un formato de número que no sea número general en esta propiedad se puede especificar un número de lugares decimales exacto. Si se ha escogido el formato número general sólo se presentará el número de lugares decimales necesarios para cada valor.

5.2.3. Formatos personalizados de campos numéricos

Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la lista que se despliega, Access también permite establecer un formato propio. Este formato se crean a través de códigos que Access convierte en formatos.

Un tipo de formato se crea con cuatro secciones:

1º. Para los números positivos
2º. Para los números negativos
3º. Para los que tengan valor cero
4º. Para los que no tengan ningún valor (que el campo esté vacío)

Ejemplo de las cuatro secciones: #.##0,00 ; -#.##0,00; 0,00; "Vacío"

5.2.4. Códigos de formato para campos de cualquier tipo

Para crear formatos personalizados para cualquier tipo de campos se utilizan estos códigos:

5.2.5. Formatos de campos de tipo Texto y Memo

En estos dos campos no hay ningún formato predefinido. Si se desea se puede crear uno propio. Al igual que en los campos numéricos un formato se crea en varias secciones con unos códigos.

En los campos de texto y memo sólo hay dos secciones, la primera se usa si el campo tiene texto y la segunda si el campo está vacío.
Los códigos son los siguientes:

5.2.6. Formatos de campos de tipo Fecha/Hora

Los formatos predefinidos de este campo dependen de la configuración de la sección internacional del panel de control de Windows.
En este tipo de campo también se pueden crear formatos personalizados. Con la diferencia de que sólo hay una sección:

5.2.7. Formato de campos tipo Si/No

Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrará un -1 para Sí y un 0 para No.

En este tipo de campos hay formatos predefinidos y también se pueden crear formatos personalizados. Hay tres secciones:

1º. Escribir punto y coma
2º. Representar los valores que no sean cero
3º. ";"Representar los valores cero

En el campo Sexo se ha seleccionado un tipo de dato Si/No. En este tipo de dato no hay nada predefinido para seleccionar un sexo.
; "Hombre" ; "Mujer"

Cuando se introducen los datos dependiendo desde que vista aparecerá un botón al que hay que activar o desactivar. Si el botón está en blanco el valor es cero, por tanto el sexo de ese registro será mujer. Si se activa o selecciona el valor de ese campo ya no será cero por tanto el sexo será hombre.

5.3. Lugares decimales

Esta propiedad sólo la tienen los campos de tipo numérico y de moneda. Determina el número de cifras decimales en la presentación de los campos.

Esta propiedad tiene dos configuraciones:

1. De 0 a 15. Aparecerán tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en cuenta las que se especifiquen en el formato.
2. Auto: aparecerá el número de cifras decimales predeterminadas para cada formato o la que este definida en la propiedad formato.

5.4. Máscara de entrada

Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada.

Para crear una máscara hay un esquema de 3 partes separadas por ";":

1º. Presenta la máscara de entrada
2º. Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en el campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para que no se guarden
3º. Especifica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la máscara. Access por defecto utiliza el subrayado.

Los códigos son los siguientes:

Ejemplo:
(900)009-00 00; 0; "_"

5.5. Título

Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos.

Especifica la etiqueta que se utilizará en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.

5.6. Valor predeterminado

Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto OLE.

Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor varíe se puede modificar.

5.7. Regla de validación

Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo Contador y Objeto OLE.

Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.

Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Apareceráuna ventana para generar expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.

5.8. Texto de validación

Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validación. En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.

5.9. Requerido

Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.

Si se encuentra activado Si no dejará que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado.

5.10. Permitir longitud cero

Se aplica a los campos de tipo texto y memo.

Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.

Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

5.11. Indexado

Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.

Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas de un registro por el contenido de ese campo. No conviene aplicarlo mas que al campo por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de los datos será muy lenta.

Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un índice normal con cada uno de los registros.

6. Los formularios

La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.

Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado.

En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

6.1. Crear formularios

Para crear un nuevo formulario se selecciona la pestaña de la ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un formulario. Crear el formulario manualmente en Vista diseño, con asistentes o con los autoformularios.

· Vista Diseño: seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente personalizado.

· Asistente para formularios: Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.

· Autoformulario: columnas: Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna.

· Autoformulario: tabular: crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido.

· Autoformulario: hoja de datos: esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos.

· Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico.

· Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.
Para continuar con el ejemplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. Se selecciona Autoformulario: columnas y la tabla Pacientes. Para seleccionar la tabla se pulsa

sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que existen en la base de datos. Para seleccionar una se hace clic sobre ella. Si se quisiera extraer datos de varias tablas se tendría que seleccionar Vista Diseño o Asistente para formularios, o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella.

6.2. Autoformulario: columnas

Al seleccionar la opción Autoformulario: columnas Access automáticamente generará un formulario en columnas y lo abrirá en Vista Formulario:

6.2.1. Vistas de Formulario

En Formulario hay tres vistas distintas, además de la presentación preliminar.

6.2.1.1. Vista diseño

Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se varía el diseño del formulario. La ventana se compone de un menú y tres barras de herramientas:

La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios. Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal como aparece en el gráfico de debajo:

El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas. Y el botón autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee. El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto.

La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.

Objeto: dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si se pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionará y se le podrán aplicar todas las características de formato que se quiera. Seleccionando a través de este menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno.

Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario.

Tamaño: sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamaño.

Color del borde o de la línea: pulsando sobre este botón se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté seleccionado.

Ancho del borde de la línea: hay seis grosores diferentes además del que viene por defecto.

Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.
En el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que componen el formulario, se explicarán en el apartado 6.3. los controles:

6.2.1.2. Vista formulario

Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros:

Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos.

6.2.1.3. Vista Hoja de datos

En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo. Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas.

El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones.

Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista Diseño, el aspecto del formulario será este:

Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos.

Los elementos que componen un formulario se llaman controles.

6.3. Los controles

Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles también son elementos del informe.

Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.

· Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.

· Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes, independientemente de que estos existan en la tabla.

· Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una expresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes.

La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario.

A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista diseño. Estos son los diferentes tipos de controles:

Cuadro de texto		Sirven para mostrar o introducir datos
Etiqueta		Crea una etiqueta
Grupo de opciones		Formado por un grupo de casillas de verificación o botones de opción. Sólo permite que se active una opción.
Botón de opción		Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.
Casilla de verificación		Para valores Si/No. Se puede utilizar dentro de un grupo de opciones.
Botón de alternar		Para valores Si/No. No puede utilizarse dentro de un grupo de opciones.
Cuadro combinado		Permite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente.
Cuadro de lista		Permite seleccionar un elemento de una lista.
Botón de comando		Inserta un botón que al ser pulsado ejecuta instrucciones.
Imagen		Inserta un marco para incluir una imagen. No es un objeto OLE. No se edita.
Marco de objeto dependiente		Inserta un marco para incluir un objeto OLE que depende del valor de un campo.
Marco de objeto independiente		Inserta un marco para incluir un objeto OLE que no depende del contenido de un campo.
Subformulario/subinforme		Permite introducir un formulario dentro de otro.
Salto de página		Cuando el formulario tiene mas de una página, así se indica dónde empieza cada una.
Línea		Inserta una línea en el formulario.
Rectángulo		Inserta un rectángulo.

En el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles:

Pulsando este botón se podrá seleccionar cada uno de los objetos.

Para utilizar el asistente de controles.

Para ver más controles.

6.3.1. Manejo de los controles

Hay controles que muestran información que sólo está en el formulario (controles independientes) estos son las etiquetas, las líneas y los rectángulos. Los cuadros de texto, los marcos de objeto muestran información contenida en la tabla o consulta adyacente.

Para realizar cualquier modificación en un control se hace clic sobre él.

Para modificar el tamaño de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta:

· Seleccionar: para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla Mayúsculas o Control y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. Si por equivocación se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla Mayúsculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. También se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratón. Para realizar esta operación se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratón en diagonal sin soltar el botón, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botón del ratón.

· Modificar el tamaño: haciendo clic sobre los cuadraditos pequeños de las esquinas se modifica el tamaño del objeto seleccionado. El ratón se convertirá en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variará el tamaño.

· Modificar la posición: si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratón se convertirá en una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba.

Haciendo clic se podrá mover la etiqueta o el campo de forma independiente. Sin embargo si pasa el ratón sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor será una mano abierta. Si se hace clic y se mueve se moverá tanto el campo como la etiqueta.

· Alinear: para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego abrir el menú Formato|Alinear y se desplegará un menú para seleccionar respecto a qué lado se deben alinear esos campos.

En vista diseño también se pueden añadir más elementos a la presentación de formularios que se verán más adelante.

Modificando el formulario con respecto a la creación automática del programa, el aspecto del formulario será más claro:

Una vez creado este formulario, se puede introducir todos los datos que se quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario:

Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botón Crear un nuevo registro. Para pasar de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratón, la tecla tabulador o la tecla Intro. Una vez se han introducido todos los datos de un registro si se vuelve a pulsar Intro se crea un nuevo registro en blanco.

6.4. Asistente para formularios

Otra forma de generar un formulario es utilizando el asistente para formularios. Tras pulsar Nuevo aparecerá esta ventana:

En este caso se selecciona Asistente para formularios. Después se selecciona la tabla de la que se van a extraer los campos y se pulsa Aceptar. Aparecerá esta ventana:

En esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el formulario. Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual se quieren extraer los campos para el formulario, aún se puede cambiar de tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra bajo Tablas/Consultas. Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan en el formulario. Se pueden seleccionar todos los campos o sólo algunos. Incluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismo formulario.

Para seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay entre Campos disponibles y Campos seleccionados:

	Pasar un campo
	Pasar todos los campos
	Eliminar un campo
	Eliminar todos los campos ya seleccionados

Para añadir un campo a la lista de Campos seleccionados: primero se selecciona el campo con el ratón y después se pulsa el botón . El campo aparecerá en la zona de la derecha: Campos seleccionados. A su vez el campo desaparecerá de la lista de Campos disponibles.

Tras seleccionar todos los campos que se quiere que aparezcan en el formulario se pulsa el botón Siguiente para continuar con la creación del formulario.

Siempre se puede volver al paso anterior pulsando el botón Atrás para volver y modificar alguna de las elecciones hechas. Si se pulsa el botón Cancelar se cancela la creación de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. Si se pulsa el botón Finalizar el formulario quedará guardado hasta el paso en el que se esté en ese momento.

Tras pulsar Siguiente aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el tipo de distribución de los campos.

Al seleccionar cada opción aparece una muestra de cada distribución en la ventana izquierda:

Tras elegir el tipo de distribución se pulsa Siguiente.

En esta ventana se selecciona el aspecto gráfico del formulario. El color o la imagen de fondo. El color de las etiquetas y los botones . Se selecciona uno de los modelos de la lista y se pulsa Siguiente.

En esta ventana se le da nombre al formulario. Este es el último paso de creación del formulario, a partir de este momento se pueden introducir datos a través del formulario. También cabe la opción de seguir modificando el diseño del formulario desde la Vista diseño.

El formulario ya está creado, dependiendo de la modificaciones personales tendrá un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma: introducir datos de una forma más cómoda. Este podría ser el aspecto de un formulario retocado desde la Vista diseño:

6.5. Formulario con subformulario

La utilidad de un formulario con un subformulario es poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en común.

Para crear un subformulario se va a utilizar el ejemplo2. En este ejemplo cada paciente tiene asignado un médico de cabera. De esta forma cada médico tiene una lista de los pacientes que le corresponden. Con el subformulario será posible ver dentro del formulario de los médicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada médico.

De forma que tras crear el formulario médicos, con todos los datos del médico, se va a crear dentro del formulario, el subformulario.

Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir el formulario principal en Vista diseño. Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botón Subformulario/Subinforme

Siguiendo con el ejemplo2, se abre el formulario de Médicos con el que se va a trabajar, en modo diseño. Y se hace clic sobre el botón subformulario: .

Se crea un rectángulo con el ratón en la zona donde se quiera situar el subformulario. Para crear el rectángulo se hace clic en lo que va a ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ratón en diagonal hacia la esquina inferior derecha. Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se suelta el ratón. Dentro del rectángulo creado estará el subformulario.

Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de diálogo, donde se elige si el formulario se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente.

El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de pacientes tiene que estar ya creado. En este caso se selecciona Tabla o consulta.

En la ventana siguiente se selecciona la tabla de Pacientes y los campos que se quiere que formen parte del subformulario.

Se pulsa Siguiente. En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que existe entre el formulario principal y el subformulario. El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos coincide con la relación real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la mía propia, si alguno de los vínculos coincide con la relación real. Se selecciona y se pulsa Siguiente.

En este caso, la relación que sugiere el programa no coincide con la realidad.

Los campos de las dos tablas que coinciden en su contenido son Código del médico de la tabla médicos con el campo médico de cabecera de la tabla pacientes.

Para poder definir bien la relación se selecciona Definir la mía propia. El aspecto de la ventana variará:

En Campos del formulario/informe se debe seleccionar el campo del formulario Médicos que permite la relación con la otra tabla; Visitas. Y en Campos del subformulario/subinforme se debe seleccionar el campo que permite la relación de la tabla Visitas con el formulario Médicos. Los campos que permiten la relación deben contener el mismo dato, no importa su nombre si no los datos que contengan.

Para seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la flecha que hay en el primer recuadro bajo Campos del...
En la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenará junto con los demás formularios.

Tras realizar estos pasos el formulario de médicos quedará así en el Vista Diseño:

En Vista Formulario se ve la utilidad del subformulario:

7. Ordenar, buscar, reemplazar y filtrar

Los comandos de buscar, reemplazar y ordenar resultan prácticos para la búsqueda de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una tabla. Edición/Buscar o bien Edición/Reemplazar.

7.1. Ordenar Registros

Los registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han sido introducidos aunque también pueden aparecer ordenados por el campo que es la clave principal.

Este orden no tiene por qué quedar así, los registros se pueden ordenar de formas muy distintas según el contenido de los campos.

Para ordenar los registros de la tabla de pacientes se abre la tabla de pacientes desde la vista hoja de datos:

7.1.1. Ordenar los registros con un campo

El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios. En este caso se van a ordenar los pacientes por el apellido alfabéticamente, lo primero es situarse en la columna de Apellidos. El orden alfabético puede ser ascendente o descendente. Si no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el orden en el que se introdujeron.

Para ordenar los pacientes según el apellido de forma ascendente se pueden seguir tres procedimientos:

1. Pulsar sobre el botón . Si se prefiere el orden descendente:

2. Se selecciona el menú Registros|Ordenar|Orden Ascendente

3. Utilizar el menú que aparece al pulsar el botón derecho del ratón situándose sobre la columna que se desea ordenar:

Siguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los registros de un campo de forma ascendente o descendente. El resultado del orden será este:

Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden ordenar. Esto mismo se puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando el campo.

7.1.2. Ordenar los registros con varios campos

En el ejemplo anterior se ordenaban los registros de los pacientes según un único dato: su apellido. Si se quisiera ordenar esta misma tabla pero también en función del apellido, la edad y la provincia de procedencia el procedimiento sería distinto.

Desde la Vista Formulario sólo es posible ordenar los registros con un campo. Sin embargo la Vista Hoja de datos permite seleccionar varios campos para realizar este orden, siempre y cuando estos campos estén juntos en la vista Hoja de Datos.

Para que los campos por los que queremos realizar el orden estén juntos es necesario mover las columnas que contienen los datos. Para mover una columna primero se tiene que seleccionar. Al pasar el ratón por encima el cursor del ratón se convierte en una flecha negra , se pulsa el botón del ratón. La columna ya está seleccionada si se colorea de negro.

Para mover la columna seleccionada se debe pulsar el botón izquierdo del ratón de nuevo, y sin soltarlo arrastrar la columna a la nueva posición. Se debe soltar el botón cuando la unión de dos columnas esté más oscura.

El campo trasladado aparecerá entre esos dos campos.

Una vez los campos apellidos, edad y provincia están situados de forma contigua, se seleccionan los campos. Para seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza sólo la primera fila, donde están los nombres de los campos. Se hace clic sobre la primera cabecera y sin soltar el botón, se arrastra el ratón hasta la última. Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que sólo hay que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los registros que contiene.

Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa el botón de orden ascendente . Los datos se ordenarán según la primera columna empezando de izquerda a derecha.

Si hay dos registros iguales en la primera columna, el criterio de orden entre esos registros será la segunda columna. Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenarán según el tercer campo, y así sucesivamente.

7.2. Buscar datos

En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de búsqueda localiza un registro conociendo uno de sus datos.

La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros es que sólo localiza los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en común de una sola vez.

En la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente procedente de Madrid. Para realizar esta operación primero es muy importante abrir la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campo Provincia. Se selecciona el menú Edición|Buscar o se pulsa el botón .A continuación se abrirá esta ventana:

Buscar: en este campo se determina el dato a buscar en los registros.

Buscar en: aquí se determina la dirección de la búsqueda según la situación del cursor en la tabla.

Arriba: si se selecciona y el cursor está en mitad de la tabla, buscará sólo en la mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguirá buscando.

Abajo: si se selecciona pasará lo mismo pero hacia el final de la tabla.

Todos: si se selecciona, el programa seguirá buscando hasta que haya encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la que estén.

Coincidir: aquí se debe señalar si el texto que se ha escrito en buscar debe coincidir con:

Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente esos en el registro completo.

Cualquier parte del campo: si sólo debe encontrarse ese texto en alguna parte del registro.

Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese texto.

De esta forma se puede bucar un dato sin recordar la palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda cómo se escribía:"Jiménez"; "Gimenez", se puede poner sólo la parte de la que uno esté seguro: "imenez". O buscar todos los apellidos que terminen en "ez". Todos los nombres que empiecen por:

Mayúsculas y minúsculas: si en el campo Buscar se escribe alguna mayúscula y se selecciona Mayúsculas y minúsculas, el registro que se busca deberá tener las mismas mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea el mismo.

Buscar los campos con formato: buscará sólo aquellos campos que coincidan exactamente con el formato utilizado en Buscar.

Una vez especificadas las características de la búsqueda se procede a realizarla pulsando: : busca de uno en uno todos los registros, se podrá pulsar hasta que no haya más registros que coincidan con la petición de búsqueda.

7.3 Reemplazar datos

Esta opción es muy similar, sólo que no sólo busca los datos de registro en registro sino que además los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. El funcionamiento de esta función es muy similar al de Buscar.

Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. Se selecciona el menú Edición|Reemplazar, a continuación se abrirá esta ventana:

En esta ventana primero se realiza la búsqueda y una vez encontrado el dato se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana son las mismas, las únicas distintas son los botones de la derecha:

reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno.
reemplaza todos los registros que coincidan con las características de la búsqueda por lo indicado en Reemplazar por.

Cuando Access no encuentra más elementos que coincidan con el de búsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se pulsa el .

7.4. Filtros

Un filtro es un selección de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, sólo están ocultos.

Access tiene tres tipos de filtros:

Filtro por selección
Filtro por formulario
Filtro u orden avanzado

Para aplicar un filtro se selecciona el menú Registros|Filtro:

O bien se utilizan los botones de la barra de herramientas:

Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botón . Aplicará el último filtro utilizado y desactivará el filtro que en ese momento esté activado.

7.4.1. Filtro por selección

Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condición de filtrado.

Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de utilizar.

En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para mostrar sólo aquellos pacientes que se apelliden García, lo primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido García.

Después se pulsa el botón de Filtro por selección . De la tabla aparecerán sólo aquellos registros en los cuales el campo apellidos sea García, el resto desaparecerán:

Para volver a ver todos los registros de la tabla bastará con pulsar sobre el botón de quitar filtro .

7.4.2. Filtro por formulario

Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran número de registros.

Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario , el menú y la barra de herramientas variarán:

Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá una flecha en la zona derecha de la celda. Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese campo. Si desea dejar en blanco esta casilla se pulsa el botón .

Si se prefiere se puede escribir directamente el valor exacto que se está buscando o la expresión cuyo resultado se desea utilizar como criterio.

Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas.
Se pueden volver a aplicar filtros almacenados en consultas.
Borra lo contenido en la cuadrícula del campo, cuando no se quiera aplicar ninguna criterio en ese campo.
Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal.

7.4.3. Filtro u orden avanzado

Este filtro permite determinar con mayor minucia las características del filtro. Es muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas.

Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el menú Registros|Filtro u